Dziś jest napisana ważna część naszej komunikacji: SMS, WhatsApp, e-maile ...
Szczególne znaczenie nabierają wybierane przez nas słowa, nasze zwroty lub interpunkcja: jak napisać to, co chcemy powiedzieć? Jak odebrać i zinterpretować to, co mówi druga osoba?
Uprzejmość w e-mailach o zmiennej geometrii
W e-mailach nawyki i metody mogą się znacznie różnić.
Niektórzy wybierają efektowne (ale lakoniczne) „ok” lub „dziękuję” (gdy spodziewaliście się deszczu błyszczących gifów z deklaracją miłości), inni szczegółowo opowiadają o swoich reakcjach, a nawet zdecyduj się na formalności ...
W kontekście zawodowym wiadomości są delikatną, a nawet drażliwą kwestią. Sposób, w jaki piszemy nasze wiadomości , może podkreślać lub osłabiać naszych partnerów i rozmówców?
Osobiście przyznaję, mam JEDEN zwrot w horrorze:
„Dziękuję, że (robisz to)”.
Przysięgam, kiedy czytam to zdanie, mój mózg eksploduje! Mam wrażenie, że mój rozmówca wzywa mnie do zrobienia czegoś, z opcją protekcjonalności, bez żadnej grzeczności.
Eksperyment naukowy dotyczący profesjonalnych e-maili
Pomyślałem, że możesz być zainteresowany tym tematem, więc przeszukałem publikacje naukowe, aby sprawdzić, czy ktoś zajrzał do tej kwestii e-maili i ich odbioru . Odpowiedź brzmi tak !
Dwóch badaczy, YoungAh Park i Venera C. Haun, dokładnie zbadało kwestię stresu w pracy, co go tworzy lub karmi oraz jak się po nim regenerować.
Dwaj specjaliści obserwowali dane 167 par, których dwóch członków pracuje kilkakrotnie w ciągu całego tygodnia: w piątek przed wyjazdem na weekend, w następny poniedziałek rano, o innej porze tygodnia ...
Naukowcy zaobserwowali w szczególności „nieuprzejmość” otrzymywaną pocztą elektroniczną, to znaczy wiadomości, w których ton, treść lub czas mogą wywoływać stres.
Jednocześnie proszą uczestników o ocenę poziomu stresu i udzielenie odpowiedzi na kilka dodatkowych pytań.
Niegrzeczne e-maile, źródło stresu
Wynik nie jest zaskoczeniem: osoby, które otrzymują kilka nieuprzejmych e-maili, zgłaszają większe napięcie pod koniec dnia, więcej fizycznych objawów stresu (migreny, bóle pleców itp.) I więcej negatywnych emocji.
Do tego czasu wynik wydaje się oczywisty! Bardziej zaskakujące może być jednak to, że te e-maile (i związany z nimi stres) również wydają się wpływać na zaangażowanie w pracę ...
Kiedy ludzie otrzymują w ciągu tygodnia nieuprzejme e-maile, mają tendencję do „wycofywania się” z pracy w następnym tygodniu, cofania się o krok, mniej angażowania się.
I to normalne! Jest to mechanizm służący do ochrony i zachowania naszych zasobów.
Wyniki te sugerują więc, że e-maile nie tylko mają wpływ na zdrowie pracowników, ale mogą również wpływać na funkcjonowanie firmy ...
Stres związany z niegrzecznymi e-mailami jest zaraźliwy
Końcowy wynik eksperymentu jest jeszcze bardziej zaskakujący: pracownicy, którzy otrzymują te przeklęte e-maile, wydają się przekazywać swój stres partnerowi… który w następnym tygodniu również traci zainteresowanie własną pracą!
Podsumowując, nieuczciwe lub nieuprzejme e-maile mają efekt kumulacyjny: stresują pracowników ORAZ ich rodziny, wpływają na pracę pracownika ORAZ jego partnera.
Kwestia e-maili jest zatem kwestią kluczową!
Jak pisać e-maile z szacunkiem?
Podczas gdy niektóre niegodziwości są popełniane świadomie (ALE DLACZEGO NAZWISKO?), Inne nie są zamierzone.
Czasami wystarczy przecinek, wykrzyknik, niezręczne zwroty fraz, aby wyrządzić szkodę, ponieważ na piśmie druga osoba nie ma niewerbalnych wskazówek, aby zrozumieć twoje wiadomość…
Załóżmy na przykład, że pewnego wieczoru wysyłasz swojemu przełożonemu przedstawienie, które wymagało dużo czasu i energii, aby otrzymać w odpowiedzi proste „dziękuję”.
Czy to zwięzłe „dziękuję”? Czy jest to „dziękuję”, które oznacza „dobrze, dobrze przyjęty, ale jeszcze nie spojrzałem”? Czy to „dziękuję” wskazujące, że Twoja praca jest doceniana? Rozmycie jest totalne.
Podczas spotkania twarzą w twarz wskazówki mogły pomóc ci zrozumieć przesłanie: uśmiech, postawa, gest ...
Pisz ładnie, można się tego nauczyć!
Co można zrobić, aby pisać e-maile w sposób kulturalny i opiekuńczy, dbając o siebie i swojego odbiorcę?
Pierwszą wskazówką, którą doradzę całemu światu, byłoby, w miarę możliwości i zgodnie z Twoim pragnieniem, przyjęcie Komunikacji bez Przemocy .
Jeśli pozwalają na to okoliczności, możesz również omówić temat wiadomości e-mail ze swoimi przełożonymi i współpracownikami: może może pomóc sformalizowanie procesu?
Osobiście staram się pamiętać o dwóch krokach!
W przypadku uprzejmych e-maili muszę znać mój obecny stan
Pomysł może wydawać się oczywisty, ale to niewiele.
Kiedy piszę e-mail, sms, list, odczuwam emocje. Mogę być zdenerwowany, ponieważ źle spałem, zirytowany pracą lub kłótnią z partnerem ...
Świadomość tych emocji może pomóc mi nabrać dystansu i nie wyrażać ich w swoim piśmie .
Podaję poprzedni przykład: jestem zmęczony, dużo pracowałem i otrzymuję to niejasne „dziękuję”.
Na pierwszy rzut oka denerwuję się: zastanawiam się, czy moja praca została obejrzana, potrzebna mi informacja zwrotna ... ale może ze swojej strony mój rozmówca naprawdę mówi „dziękuję”, z całą życzliwością na świecie !
Aby otrzymać uprzejme e-maile, muszę się zastanowić, co chcę napisać
Co tak naprawdę masz na myśli? Co jest ważne, aby Twój odbiorca usłyszał? Czy musisz złożyć wniosek? Co chcesz, aby odbiorca zrobił? Czemu ?
Podam mój mały przykład. Kiedy wysłałem swoją słynną prezentację, napisałem:
„Machin,
W załączeniu prezentacja na spotkanie 23 sierpnia.
Twój "
Nie zgłosiłem najmniejszej prośby, nie wyraziłem żadnej potrzeby… Trudno w tym przypadku oczekiwać określonej reakcji ze strony drugiego!
Gdybym chciał zwrotu, mógłbym dodać:
„Muszę się upewnić, że ta praca będzie przydatna. Twoja opinia jest dla mnie ważna, a Twoja opinia pomoże mi dostosować produkowane treści. Czy masz możliwość wymiany? "
Nie wahaj się, aby być jak najbardziej szczegółowym! Jeśli masz termin, możesz go na przykład wspomnieć („spotkanie odbywa się 23., czy myślisz, że możesz mi odpowiedzieć do 20?”).
Należy zauważyć, że sformułowanie pytające może być szczególnie przydatne w tworzeniu troskliwego środowiska.
Zamiast pisać „dziękuję za zrobienie tego” a „myślisz, że możesz to zrobić?” „Albo po prostu”, czy możesz to zrobić z takiego powodu, dla takiego celu? »Pozwala dać wolność odbiorcy i nie narzucać żadnych wymagań. To jest cenne!
A ty, jak udaje ci się emanować odrobiną życzliwości w swoich e-mailach? Czy masz jakieś wskazówki? Aby przejść dalej, polecam ten artykuł z Science Daily (w języku angielskim)!
